Uma boa organização de evento corporativo é fundamental para o sucesso da ocasião e o bem-estar de todos os participantes. Um evento bem planejado melhora a credibilidade da marca em seu mercado de atuação e ainda pode alavancar os resultados da empresa.
Contudo, é muito importante considerar o perfil do público que comparecerá, as necessidades de infraestrutura para receber a quantidade de pessoas estimada e, é claro, meios para que estas se lembrem da realização do evento.
Quer saber mais sobre o assunto? Então acompanhe o que não pode faltar na organização de um evento corporativo!
Defina o objetivo do evento e suas principais informações
O primeiro passo é ter em mente o objetivo do evento e qual seu público-alvo. Por exemplo, se a intenção é lançar um novo produto no mercado, invista em material informativo e de qualidade para promovê-lo, em um ambiente que permita a interação desse público com a marca em uma estratégia de entretenimento educativo.
Se a proposta for otimizar a relação da empresa com seus parceiros e investidores, aproveite a ocasião para levar o maior número de dados possíveis sobre o negócio. Apresente a eles as vantagens reais de atuarem juntamente a uma marca tão inovadora.
Organize os detalhes
Qual o número estimado de pessoas que participará do evento? Quais serão os fornecedores de alimentos e transportes que você pretende contratar? Já fez parcerias com hotéis para acomodar os convidados? O local escolhido é confortável o suficiente para todos que estarão presentes?
A partir do momento em que você tem uma ideia mais ampla sobre o porte do evento e suas necessidades, é possível mensurar aspectos como o número de participantes e detalhes da infraestrutura. A partir daí, poderá definir o orçamento. Falaremos mais sobre isso no próximo tópico.
Faça as contas
Tenha em mente que a organização de evento corporativo deve estar diretamente ligada a um investimento compatível com a realidade financeira da empresa.
Leve em consideração que será necessário ter verba para muitas questões. Elas variam desde a locação do espaço do evento até os brindes que serão dados aos convidados como um gesto para lembrá-los da experiência.
Organize toda a documentação
Após definir o local e ter todo o planejamento financeiro levantado, é a hora de começar a entrar em contato com prestadores de serviços. Entre eles:
- locadores de equipamentos de imagem e som;
- fornecedores de buffet;
- fornecedores de brindes corporativos;
- equipe cerimonial;
- mobiliário.
Lembrando que é fundamental fazer um levantamento de toda a documentação necessária para que o evento seja realizado. Informe-se a respeito da possível necessidade de algum tipo de alvará, seguro ou licença especial, e o providencie o quanto antes.
Dê brindes para que as pessoas se lembrem do evento
A organização de evento corporativo foi um sucesso e tudo correu bem, mas como fazer para que os participantes levem consigo uma memória duradoura dessa experiência positiva? Pois bem, a melhor ideia é presenteá-los com algo que seja útil para o dia a dia e carregue dados do evento, como os brindes corporativos.
Canetas, calendários, agendas, imãs de geladeira e todo o tipo de objeto de uso cotidiano são apenas algumas das formas de fazer com que as pessoas mantenham a marca mais presente em suas vidas.
Como mostramos neste artigo, a organização de evento corporativo é uma tarefa que exige muitos cuidados. É preciso considerar as características e o porte do evento para que você possa se antecipar aos gastos e investir de maneira precisa. Assim, garantirá que ele seja um sucesso e o bem-estar de cada pessoa que participar dele.
Agora que você viu o que não pode faltar na organização de um evento corporativo, que tal nos seguir nas redes sociais e conferir outros conteúdos interessantes? Estamos no Facebook, no Twitter e no Google+.
